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Veille Réglementaire

Plan bleu en ESMS : au-delà de la contrainte un vrai outil créateur de valeur

À l’instar du plan blanc pour le sanitaire, le plan bleu est l’outil de gestion de crise des ESMS. Ce document détaille les modalités d'organisation et les mesures à déployer dans un établissement face à une situation exceptionnelle. 

Découvrez comment la mise en place d’un plan bleu au sein de votre établissement va vous permettre d’instaurer une vraie culture du risque et d’initier une démarche d'amélioration continue. 

Qu'est-ce que le plan bleu en ESMS ?

Le plan bleu permet de regrouper l’ensemble des risques auxquels votre établissement est susceptible d’être exposé dans son cadre précis et d'associer les réponses adaptées. Pour être efficace, le plan bleu doit être considéré comme un outil opérationnel devant être connu de tous et régulièrement mis à jour et testé.

 Le plan bleu doit définir :

  • Le rôle et les responsabilités de l’équipe de direction.  
  • Les procédures et actions qui prévalent en cas de crise : qui fait quoi ?  
  • Le plan de continuité des activités (adaptation des plannings, rappels éventuel de personnels en congé…).  
  • Le niveau des équipements et des stocks pour faire face à une crise de longue durée.

Pourquoi a-t-il été mis en place ? 

Le plan bleu fait suite à un arrêté du 7 juillet 2005 obligeant les établissements hébergeant les personnes âgées à rédiger un plan bleu

Cet arrêté a été pris suite à l’épisode caniculaire de 2003. Cet été-là, la surmortalité liée à la canicule avait été estimée à plus de 15000 décès. En 2007, l’obligation s'est étendue ensuite aux établissements accueillant des personnes handicapées.

Le plan bleu déclenché en France le 6 mars 2020 en raison de la prolifération du coronavirus restera sans aucun doute dans toutes les mémoires. Dès le 11 mars, les visites aux personnes âgées étaient interdites. Face à la virulence de l'épidémie du COVID 19, l'isolement en chambre individuelle dans les Ehpad  a été décidé par décision du Ministre de la Santé Olivier Véran le 28 mars.

 

Élaboration d’un plan bleu : quels sont les ESMS concernés ?  

Les établissements médico-sociaux concernés par le plan bleu sont les établissements accueillant des personnes âgées ou des personnes handicapées. 

Déclenchement du plan bleu : quelles sont les mesures d’urgence ? 

L’arrêté du 7 juillet 2005 modifié fixant le cahier des charges du plan d’organisation à mettre en œuvre en cas de crise sanitaire ou climatique, impose au plan bleu de comporter les éléments suivants :


Désignation d’un référent 

Un directeur (trice) ou un médecin coordinateur ou un responsable dont les coordonnées (ainsi que celles de son remplaçant) sont communiquées à l’Agence Régionale de santé et au service des établissements du Conseil départemental.


Signature d’une convention avec un établissement de santé proche

La convention de partenariat entre un ESMS et un établissement de santé suppose : 

  • la rédaction des procédures d’admission communes
  • l’instauration de  protocoles de bonnes pratiques thérapeutiques pour prévenir les hospitalisations
  • la mise en place de protocoles de bonnes pratiques thérapeutiques (en cas de transferts en milieu hospitalier ou en retour d’hospitalisation)
  • la rencontre annuelle des médecins de l'ES, du médecin coordonnateur et des équipes de soins des deux structures. 


Recommandations de bonnes pratiques préventives à destination des personnels (en cas de canicule)   

Afin d’assurer l’opérationnalité du dispositif le moment venu, il est fondamental que des formations régulières soient dispensées au personnel. En cas d’épisode caniculaire, le personnel doit être formé aux bonnes pratiques préventives.


Un protocole sur les modalités d’organisation de l’établissement 

Notamment en cas de déclenchement du plan d’alerte et d’urgence. Le médecin coordonnateur ou le responsable administratif de l'établissement est chargé d'élaborer des protocoles de conduite à tenir en cas de risque. Le responsable de l’établissement doit s’assurer de la bonne connaissance du plan bleu par l’ensemble des salariés de la structure. 

Sécurisation des accès, confinement ou évacuation des usagers et du personnel 

Le rôle premier du plan bleu est d’assurer la protection des usagers et du personnel. Il convient ainsi de rédiger un protocole pour pouvoir mener de façon organisée : la sécurisation, le confinement ou l’évacuation des personnes.

Ainsi, durant la crise sanitaire, pour prévenir les risques de contagions des personnes âgées en Ehpad, les mesures les plus strictes ont été mises en place : interdiction des visites, sas de décontamination à l'entrée des chambres,, mise à disposition de masques, de gants et de solution hydroalcoolique.

Quand et par qui le plan bleu peut être déclenché ? 

Le plan bleu peut être déclenché et mis en œuvre par le directeur de l’établissement (ou son représentant) ou à la demande du préfet de département par l’intermédiaire de l’Agence Régionale de Santé. 

Son déclenchement fait suite à la survenue d’un événement sanitaire (épidémie), climatique (fortes chaleurs) ou environnemental susceptible de constituer une menace pour la santé publique. Le plan bleu est piloté par une cellule de crise composée des responsables de tous les services.

Quelle est la composition de la cellule de crise ?

L’objectif est de composer la cellule de crise la plus adaptée par rapport à la taille et aux possibilités de l’établissement. 

  • Le Directeur ou son représentant en cas d’absence
  • Le médecin coordonnateur de l’établissement
  • Le responsable des services administratifs 
  • Le responsable de la logistique
  • L’infirmière cadre de santé ou référente 
  • La secrétaire de direction
  • D’autres personnes en fonction de l’organisation. 

Les coordonnées professionnelles et personnelles des membres de la cellule de crise figurent dans les annexes du plan bleu (elles doivent rester confidentielles).

Les missions de la cellule de crise

  • Estimer la gravité de la situation 
  • Evaluer les besoins de l’établissement et les moyens disponibles 
  • Coordonner les actions et définir les choix stratégiques 
  • Vérifier le nombre de personnes présentes au sein de l’établissement (résidants et personnels)
  • Déclencher le rappel du personnel, pour renfort (si nécessaire) et dresser le bilan des renforts 
  • Établir un plan de continuité des activités (PCA)  permettant à l’établissement de fonctionner en mode dégradé lors de la durée de la crise
  • Détecter les situations à problèmes 
  • Informer et établir les liens avec les tutelles, les familles et les médias
  • Tenir un journal de crise
  • Mettre en place des actions “après-crise" : débriefing, soutien psychologique, retour d’expérience (RETEX).

Plan canicule : une procédure spécifique en fonction de la situation

La procédure canicule est une procédure impliquant des actions à mettre en place en fonction des situations. Depuis le plan Canicule 2013, on distingue 4 niveaux d’alerte correspondant aux 4 codes couleurs vigilance météo  :


Niveau 1 - Vert : veille saisonnière du 1er juin au 15 septembre.  

Cette veille implique la diffusion d’éléments de communication préventive avant l’événement. Parmi ces actions préventives, il s’agit notamment de s’assurer qu’il existe une pièce climatisée ou restant fraîche pouvant accueillir les résidents.


Niveau 2 - Jaune  : avertissement chaleur.

Cette phase de veille renforcée permet aux différents services de se préparer à une montée en charge en vue d’un éventuel passage au niveau 3. Actions à réaliser  : mobilisation des personnels, suivi quotidien des patients et mise en place des mesures canicule.


Niveau 3 - Orange : alerte canicule.

Une fois ce niveau 3 activé, le préfet prend toutes les mesures adaptées dans le cadre du Plan de Gestion d’une Canicule Départemental (PGCD). Les plans bleus dans les établissements accueillant des personnes âgées ou handicapées sont déclenchés. 


Niveau 4 - Rouge : mobilisation maximale

Déclenché au niveau national par le Premier ministre, ce niveau correspond à une canicule avérée exceptionnelle, très intense et durable, nécessitant une mobilisation maximale et une coordination de la réponse de l’Etat avec l’activation de la Cellule Interministérielle de Crise (CIC).

Le plan bleu pour s’inscrire dans une démarche qualité opérationnelle 

Au-delà de la contrainte réglementaire, le plan bleu permet de réaliser un  bilan des capacités de fonctionnement d’un établissement face à une situation exceptionnelle, à savoir :

  • identifier les risques
  • anticiper les conséquences du risque identifié
  • améliorer la réactivité en cas d'alerte
  • adapter au mieux son organisation 
  • préserver le bien être et la santé des usagers ou des résidents
  • garantir la reprise et/ou la continuité des activités

Quels sont les risques répertoriés ?

Le plan bleu doit permettre de répondre, de façon organisée et opérationnelle à la survenue de tout type d’évènement résultant des typologies de risques suivantes :

Risque technologique

À savoir les dangers liés à l’activité industrielle, exemple : la proximité d’un site SEVESO. Dans ce contexte précis et particulier, des protocoles sont à prévoir pour procéder rapidement aux opérations de confinement et d’évacuation (en cas de décision des autorités). 

Risques naturels

Selon la région et la saison, les risques naturels (fortes précipitations, orages, vents violents, chute de neige, forte chaleur ou glissement de terrain etc.) peuvent également constituer un danger pour les établissements. 

Il s’agit de s'assurer que l’établissement est en mesure d’assurer la continuité de son activité quels que soient les risques climatiques en cas de destruction d’un local, des accès rendus inaccessibles, une rupture électrique, en eau potable, en approvisionnement alimentaire etc.

Risques énergétiques

L’article R.313-31 du CASF précisé par la circulaire de la DGAS N° 170 du 18 juin 2009 institue l’obligation pour les ESMS d’élaborer un Document d’Analyse des risques de Défaillance Electrique (DARDE).

La démarche d’analyse comporte 3 étapes, il s’agit de : 

  1. Évaluer tout risque lié à une coupure électrique
  2. Gérer le risque en déterminant les moyens à mettre en oeuvre (mesures organisationnelles et techniques nécessaires) et en formalisant les procédures
  3. Communiquer sur le risque en définissant les modalités de sensibilisation du personnel, des résidents, des familles, des autorités.

Important

Les établissements médico-sociaux assurant un hébergement permanent à savoir les USLD, EHPAD-soins, FAM, MAS, IME, ITEP, EEAP doivent disposer de moyens d’alimentations autonomes en énergie (groupes électrogènes en poste fixe, ou nouveau moyen technologique).

Risques infectieux

Le risque infectieux et sa maîtrise est considéré comme une priorité pour les établissements hébergeant des personnes âgées dépendantes (EHPAD), les maisons d’accueil spécialisé (MAS) ainsi que les foyers d’accueil médicalisé (FAM). 

Ce risque doit prendre en compte : 

  • le risque infectieux épidémique
  • le risque de survenue d’infections associées aux soins.  

Les EMS concernés doivent rédiger un document d’analyse du risque infectieux (DARI), ayant vocation à être utilisé dans le cadre de l’évaluation quinquennale de la qualité.

Gestion du risque infectieux épidémique

L’article L3113-1 du code de la santé publique prévoit la déclaration obligatoire de 31 maladies à risque infectieux épidémique fixées par décret.

Gestion du risque infectieux associé aux soins

Le plan stratégique national 2009-2013 de prévention des infections associées aux soins prévoit l’élaboration d’un plan local de maîtrise dès la confirmation d’une épidémie locale ou régionale.

Le plan local de maîtrise d’une épidémie doit contenir :

  • les noms du personnel de direction, du  praticien et du cadre de santé chargés de la mise en œuvre et du suivi du plan local

Ainsi que les modalités :

  • d’organisation de l’isolement des patients
  • d’information de tous les services de l’établissement
  • des premières mesures à mettre en place dans chaque service concerné
  • de communication externe. 

Risques liés à l’accompagnement

Les risques liés à l’accompagnement concernent la gestion des événements indésirables. Cette catégorie s’intègre dans la problématique de gestion des risques. il  peut s’agir d’événements indésirables : 

  • rapportés par les professionnels 
  • identifiés par une analyse des processus de soins
  • liés à des plaintes ou enquêtes de satisfaction.

Le traitement des évènements indésirables suit une méthodologie comportant les étapes suivantes :

  • Description précise de l’évènement 
  • Analyse et hiérarchisation des causes possibles
  • Définition et mise en œuvre d’actions correctives 
  • Suivi de l'efficacité des actions.

Bon à savoir 

Les cadres médico-sociaux peuvent signaler un événement indésirable auprès de leur ARS sur une plateforme de veille et d'urgence sanitaire disponible 24h/24 et 7j/7. Les incidents les plus graves peuvent être immédiatement signalés par téléphone ou par mail et sous 48 heures maximum pour les autres événements (un signalement nécessitant une réponse urgente doit être doublé d'un appel téléphonique). Pour connaître les coordonnées de votre plateforme régionale vous pouvez vous reporter au site internet de votre agence régionale de santé.

L’inventaire des moyens et des personnels de l’établissement 

Cet inventaire intègre l'ensemble des moyens matériels et humains susceptibles d'être mobilisés et définit les conditions de leur emploi.

L’organisation des locaux

Cette rubrique comprend le plan intérieur de l'établissement, le plan de circulation et de stationnement ainsi que le plan extérieur (accès, parking…)

Les équipements et matériels

Il s’agit de dresser le listing de tout ce qui est disponible au sein de l’établissement : parc automobile, matériels médicaux et techniques, logistique hébergement (couvertures, lits d’appoint) ainsi que l’équipement thermique (chauffage, climatisation).

Les annuaires du personnel

Le plan bleu doit faire figurer 3 types d’annuaires

  1. les numéros internes à l’établissement
  2. les numéros des partenaires externes : institutions, ARS, Préfecture, fournisseurs d’énergie etc.
  3. les numéros personnels des salariés de l’établissement.

Il est impératif que la liste des numéros de téléphone soit tenue à jour car elle sera d’une importance capitale en cas d’évènements indésirables 

La convention avec un établissement de santé

Il est vivement recommandé à tous les EMS (PA et PH) d'établir une convention de partenariat avec un établissement de santé. La convention permet de faciliter la coopération notamment avec les différents services de l’établissement de santé  (service d’accueil des urgences, services de médecine gériatrique, service de médecine). L’objectif étant d’offrir aux résidents les meilleures conditions d’accès à la filière de soin.

Le dossier de liaison d’urgence (DLU)

Pour détecter, prévenir et lutter contre les conséquences sanitaires d’une canicule, il est demandé aux EHPAD (et à titre faculatif aux maisons de retraite, aux foyers-logements et EMS accueillant des personnes handicapées) de mettre en place un dossier de liaison d’urgence (modèle type DLU défini par la DGAS). 

Le DLU est accessible 24h/24 à tout médecin intervenant en urgence dans un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes. À charge au médecin coordonnateur de l’EHPAD de veiller à la mise à jour régulière de la fiche de liaison par le médecin traitant.

Autres descriptions de l’établissement

Il s’agit d'indiquer : 

  • la présence ou non d’une infirmière 24h sur 24
  • les conditions de prise en charge de la gestion des décès
  • les autres conventions liées aux déchets d’activité de soin à risque infectieux (DASRI), autres déchets (changes, protection), pharmacie, laboratoire, équipe mobile de soins palliatifs (EMSP).

À quelle fréquence le plan bleu doit-il être mis à jour ?

Le plan bleu est évolutif et doit être mis à jour chaque année ou à chaque transformation ou modification de l'établissement,  par le groupe de travail ayant la charge de sa rédaction. Si votre groupe comprend plusieurs structures, la mise à disposition d’une trame de plan bleu dans une gestion documentaire collaborative et partagée (GED) reste la solution la plus sûre pour que tout le monde puisse disposer du même niveau d’information.

À noter 

Chaque nouvelle version de la fiche synthèse doit être envoyée à l’ARS de préférence sous forme dématérialisée.

Besoin d’aide pour l’élaboration de votre plan bleu ?

Qualineo vous accompagne au travers de formations adaptées aux besoins de votre structure et de vos équipes. Pour toute demande d'informations sur un accompagnement personnalisé lié à la rédaction de votre plan bleu c’est par ici

À propos de l'auteur

Gregory Cousyn

Grégory occupe le poste de Head of Customer Care & Quality chez Qualineo. Son parcours : ancien infirmier diplômé d’état ayant travaillé pour le Ministère des Armées, Grégory Cousyn intègre un établissement de santé où il occupait un poste de direction. Son expérience s’articule autour de l’optimisation des organisations pour développer les performances et l’activité d’un établissement, l’appui à la stratégie et la gestion de projets.

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