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Plan bleu en Ehpad : comment l’élaborer en 5 étapes

Élaboré sous la responsabilité du directeur de l’établissement, le plan bleu en Ehpad doit permettre de répondre de manière organisée et opérationnelle à la survenue de tout type de crises et de Situations Sanitaires Exceptionnelles auxquels une structure est susceptible d’être exposée. 

Dans cet article, retrouvez les 5 grandes étapes d’élaboration du plan bleu inspirées du guide d’aide* conçu par les Directions générales de la santé et de la cohésion sociale. 

*Guide d’aide à l’élaboration du plan bleu en Ehpad, 2022 - Ministère de la Santé et de la prévention.

Étape 1 | Constitution d’une équipe projet 

Pour la construction du plan bleu, le directeur de l’établissement s’appuie sur une équipe projet composée :

  • du médecin coordonnateur
  • de l’IDE coordonnateur
  • de la personne en charge de la qualité
  • du responsable maintenance
  • du responsable hôtelier
  • du chef de cuisine
  • de toute personne-ressource pertinente.

Ainsi l’équipe projet sera en charge :

  • de l’élaborer et de l’actualiser (a minima de façon annuelle)
  • de le présenter au Conseil de la Vie Sociale (CVS) ou groupe d’expression dédié aux résidents et de leurs familles 
  • de le diffuser auprès de l’ensemble des professionnels de l’établissement et des résidents
  • d’organiser des exercices pour vérifier son caractère opérationnel.

Étape 2 | Analyse des risques et menaces

La seconde étape consiste à identifier, analyser et hiérarchiser les principaux risques et menaces pouvant impacter l'établissement. La démarche permet de disposer d’une vision globale des risques et d’élaborer un plan de réponse adapté et efficace.  

Différentes typologies de risques : 

  • Risques environnementaux  

Fortes précipitations, orages, vents violents, chutes de neige, épisode caniculaire, incendie, glissement de terrain, etc. 

  • Risques énergétiques et logistiques 

Coupure électrique (risque de délestage par RTE en raison de la crise énergétique), rupture de l’alimentation en eau potable, en gaz. 

À noter que selon les établissements médico-sociaux dispensant des soins sont tenus d’élaborer un Document d’Analyse des Risques de Défaillance Électrique (DARDE). L’élaboration de ce document est essentielle pour définir au mieux les équipements nécessaires au maintien de l’alimentation électrique. Circulaire DGAS n° 2009-170 du 18 juin 2009 relative à la sécurité des personnes hébergées dans des établissements médico-sociaux en cas de défaillance d’énergie".

  • Risques infectieux 

COVID, Grippe (saisonnière), Toxi Infection Alimentaire Collective (TIAC), légionellose, Infections Respiratoires Aigües (IRA), gastro-entérites. 

  • Risques technologiques 

Tous les risques liés à l’activité industrielle (SEVESO), nucléaire, etc.

Cartographier les risques

L’objectif est d’établir une cartographie de ces risques à partir :

  • de l’historique des événements ayant déjà impacté l’établissement
  • des différentes sources documentaires internes et externes (voir bibliographie en fin d’article) qui analysent les risques propres au territoire et sur lesquels l’établissement peut s’appuyer.

Prioriser les risques 

Les risques et menaces identifiés doivent ensuite être priorisés selon leur niveau de criticité.

Pour cela il est nécessaire d’évaluer les risques selon deux critères : fréquence et gravité potentielles. Pour chaque risque identifié, il s’agit ensuite de recenser les capacités de réponse de l’établissement. 

 

Étape 3 | Évaluation des capacités de réponse

Pour élaborer un plan de réponse efficace et adapté à un événement, l’établissement doit avoir une connaissance précise de ses ressources propres. Cette connaissance se formalise au travers du document appelé “fiche de présentation de l’établissement”. 

Recenser les ressources 

La fiche de présentation de l’établissement consiste à recenser dans un tableau les capacités de réponse de l’établissement à savoir : 

  • Les capacités d’accueil :  à savoir le nombre de places en hébergement permanent ou temporaire, en accueil de jour ou de nuit, etc.
  • La typologie des personnes accueillies selon leur (GIR) (groupe ISO-ressource) :  GIR de 1 à 6, (GIR 1 étant le niveau de dépendance le plus important )
  • Le personnel d’établissement : les effectifs (nombre d’ETP), les catégories professionnelles en activité (salariés et prestataires). 
  • Les conventions éventuelles, à savoir : les coopérations avec un établissement de santé de proximité et/ou avec les acteurs de santé du territoire
  • Le Dossier de liaison d’urgence : mise en place ou non d’un DLU individuel systématique
  • Les équipements disponibles : inventaire exhaustif des équipements et matériels (climatisation, stock de médicaments, véhicules, etc.)
  • L’autonomie énergétique : présence ou non de groupes électrogènes et leur autonomie
  • L’autonomie alimentaire : nombre de jour(s) d’autonomie des stocks de nourriture et d’eau.

Mise à jour de la fiche et transmission à l’ARS

Pensez à mettre à jour votre fiche de présentation d’établissement régulièrement et à la transmettre à votre Agence Régionale de Santé. Votre fiche réactualisée permet en effet à l’ARS de connaitre avec précision les capacités d’accueil et de prise en charge dans le cadre du dispositif ORSAN (Organisation de la réponse du système de santé en situations sanitaires exceptionnelles ).

Étape 4 | Organisation de la réponse

Après avoir identifié, priorisé les risques, et évalué les capacités de réponse, il s’agit dans une quatrième étape de mettre en place une organisation structurée pour faire face à une crise.

Procédure de déclenchement et de levée d’alerte

Il appartient au directeur d’établissement de : 

  • Définir en amont les procédures de déclenchement et de levée d’alerte
  • Informer le personnel des critères de signalement des risques graves et des procédures de gestion de l’information. 

Pour une gestion rapide des alertes, il est nécessaire de mettre en place 

  • un numéro de téléphone d’astreinte et une boîte mail dédiée joignable 24 h/24 et 7 jours/7.
  • une organisation interne et des procédures adaptées (planning d’astreinte, redirection des alertes vers des boites mails, etc.). 

Origine de l’alerte

L'alerte peut provenir :

  • de l’établissement en cas de menace interne ou événement extérieur
  • des autorités (préfet et/ ou l’ARS) en cas d’événement extérieur. Ce peut être le cas notamment dans le cadre du plan ORSAN).

Obligations de signalement

Le Directeur est tenu de signaler auprès de l’ARS et du Conseil Départemental :

  • les menaces imminentes pour la santé de la population
  • les situations induisant une présomption sérieuse de menace sanitaire grave.

Personnes et instances à informer

Si le Directeur d’établissement déclenche le plan bleu et active la cellule de crise, il informe :

Levée du dispositif

À la levée du dispositif et du retour à la normale, l’événement doit donner lieu à un retour d’expérience RETEX.

Mise en place d’une cellule de crise 

Qui dit gestion de crise dit création d’une cellule de crise. Activée et placée sous l’autorité du directeur d’établissement, la cellule de crise est l’organe de décision et de coordination en cas de crise. 

Composition de la cellule de crise

Même si elle peut inclure d’autres intervenants, la cellule de crise doit être composée a minima des membres suivants :

Directeur et/ou de son représentant

Son rôle est d’assurer le déclenchement, le suivi et la levée du plan bleu et les relations avec les autorités et la communication.

Responsable santé

Il supervise l'adaptation de l’offre d’accueil et de la coordination médicale (médecin coordonnateur, IDE coordonnateur, cadre de santé). 

Responsable services administratifs

Son rôle est d’assurer la réception et la transmission des informations ainsi que le suivi et la traçabilité des actions engagées. 

Responsable des services techniques et logistiques

Assure la gestion des infrastructures (eau-hygiène-assainissement), les approvisionnements et les ruptures de stocks des équipements et matériels (véhicules, générateurs, télécommunications, vivres, etc.)

Responsable communication

Sous la supervision du Directeur : 

  • il coordonne les contenus de communication d’urgence et de crise avec les médias
  • Il gère la communication au résidents, leurs familles et le CVS 
  • il pilote les comptes sociaux de l’Ehpad (diffusion et modération des contenus).

Toutes les coordonnées téléphoniques personnelles des membres de la cellule de crise doivent figurer sur une liste disponible 24 h/24 et 7j/7. 

Conseils

Pour chaque mission identifiée il est recommandé d’établir des fiches de missions permettant à chaque membre de connaitre son rôle et ses responsabilités et que chacun soit formé (lors d’exercices) afin d’être efficace et opérationnel le jour J.

Missions de la cellule de crise

Les principales missions de la cellule de crise sont :

  • Analyse de la situation, évaluation des risques encourus et leurs conséquences 
  • Mise en place d’un plan d’actions permettant de répondre à la situation d’urgence
  • Communication auprès des instances de participation des usagers et notamment du Conseil de la Vie Sociale.
  • Organisation de la fin de gestion de l’alerte.

Identifier une salle de crise sécurisée

Cette salle dédiée (et si possible sécurisée) doit intégrer des équipements opérationnels et fonctionnels à savoir :

  • Une table
  • Des branchements réseaux Ethernet (ou un accès à internet en wifi)
  • Une ligne téléphonique et un téléphone filaire (si absence de wifi). 

Dans la salle de crise, il convient aussi d’avoir à disposition (si possible dans une armoire sécurisée) :

  • La liste du personnel et leurs coordonnées  (noms, fonctions, adresses et téléphones privés) 
  • Les contacts téléphoniques et mails des autorités 
  • Les contacts des structures sanitaires, sociales et médico-sociales à proximité, 
  • Les contacts des services de secours et d’urgence (SDIS, SAMU, SMUR, etc.) 
  • Les contacts des médecins traitants, familles et/ou représentants légaux et/ou personnes de confiance
  • Les contacts des principaux fournisseurs d’électricité, de gaz et d’eau potable, etc. 
  • Le dossier plan bleu comprenant : l’ensemble des fiches, procédures et volets et les autres plans et dispositifs propres à l’établissement (Plan de Sécurisation des Établissements de Santé (PSE), Plan de continuité d’activité (PCA), etc.) 
  • La fiche de présentation de l’établissement  
  • Les plans des bâtiments et les procédures d’intervention  
  • Les contacts des services funéraires 
  • Les contacts des services de transports (sanitaires et/ou non sanitaires).

Mettre en place un suivi des actions engagées

Dès le début de la crise, il est important de mettre en place des outils de suivi et de traçabilité tels que :

  • Une main courante pour tracer les événements de manière chronologique 
  • Un tableau de bord pour synthétiser les actions à mener
  • Les points de situation réguliers et à transmettre à l’ARS.

Mettre en place des outils de réponse

Pour se préparer et apporter une réponse qui soit la plus efficace possible, des outils d’aide à la gestion de crise peuvent être préparés en amont. On distingue deux grandes familles d’outils :

Les outils de réponse génériques (à la fois administratifs et opérationnels) :

  • Pour la conduite de crise : fiche de présentation de l’établissement, de sécurité, schéma de mobilisation, fiche relative à la mobilisation de moyens humains, de matériels, conseils pratiques pour la gestion de crise, modèle type de tableau de bord des actions à mener, de points de situation, etc.
  • Pour la gestion de situations génériques : fiches pratiques relatives aux mesures de sécurisation, aux évacuations, aux mises à l’abri, ruptures de flux, etc.

Les outils de réponse spécifiques à un risque :

  • Risques d’inondation
  • Risques liés vague de froid ou vague de chaleur
  • Risques infectieux 

D’autres outils peuvent également être préparés en fonction des risques identifiés par l’établissement. Nous vous recommandons d’avoir une copie papier du plan bleu

Étape 5 | Mise en œuvre des conditions de la réussite : plan de formation, exercices et RETEX

En cas d’activation du plan bleu, pour que le personnel puisse apporter une réponse efficace et coordonnée, il est essentiel que chaque acteur puisse connaître : l’organisation de la réponse mise en place par l’établissement, son rôle et ses responsabilités. 

Le plan bleu prévoit ainsi des sessions d’informations du dispositif de réponse à l’ensemble du personnel a minima une fois par an. En plus de ces sessions d’informations il est également recommandé aux Ehpad de :

Définir un plan de formations à la gestion des crises 

  • Formations aux gestes et soins d’urgence et aux Situations Sanitaires Exceptionnelles
  • Formation spécifique pour les membres de la cellule de crise.

Prévoir un programme annuel d’exercices d’entrainements 

Réalisés sous l’égide du Directeur d’établissement, les exercices inopinés ou annoncés sont d’une importance capitale pour :

  • Tester la pertinence des procédures mises en place dans le cadre du plan bleu
  • Former les acteurs
  • Déterminer les éventuels axes d’amélioration

À ce titre un programme pluriannuel d’exercices peut être construit pour offrir une lisibilité à l’ensemble des acteurs sur le cheminement de la démarche et le but à atteindre.

Organiser un retour d’expérience 

À l’issue d’un exercice, il est essentiel de mettre en œuvre une démarche de retour d’expérience (RETEX) dans le but d’identifier ce qui a fonctionné et ce qui doit être retravaillé. L’objectif est d’améliorer les pratiques collectivement.

Un RETEX s’articule autour de plusieurs étapes :

  • Collecte des données, 
  • Analyse pour aboutir à un plan d’action, 
  • Mise en œuvre des préconisations 
  • Valorisation du RETEX à l’extérieur pour partager les éléments appris. 

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Bibliographie des sources documentaires utiles pour cartographier les risques 

  • Rapports d’inspection, de contrôle et de conformité de l’établissement
  • Dispositif ORSAN : recense au niveau régional les risques qui peuvent impacter les structures médicales et médico-sociales 
  • Schéma départemental d'analyse et de couverture des risques (SDACR) : recense les risques de toutes natures auxquels sont confrontés les Services Départementaux d’Incendie et de Secours (SDIS) et les moyens mis en place pour y faire face ;  
  • Dossier départemental des risques majeurs (DDRM) : informe la population sur les risques naturels et technologiques majeurs du département, (ainsi que sur les mesures de prévention et de sauvegarde prévues pour limiter leurs effets)
  • Plan de prévention des risques (PPR) : qui comprend le plan de prévention des risques d’inondation (PPRI) 
  • Sites internet : de l’Agence Régionale de Santé, des collectivités territoriales, des préfectures, du ministère chargé de la Santé ou du ministère de la Transition écologique et de la cohésion des territoires.

À propos de l'auteur

Gregory Cousyn

Grégory occupe le poste de Head of Customer Care & Quality chez Qualineo. Son parcours : ancien infirmier diplômé d’état ayant travaillé pour le Ministère des Armées, Grégory Cousyn intègre un établissement de santé où il occupait un poste de direction. Son expérience s’articule autour de l’optimisation des organisations pour développer les performances et l’activité d’un établissement, l’appui à la stratégie et la gestion de projets.

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