1. Qu’est-ce que la GED
2. Fonctionnement
3. Avantages
4. Implémentation de la GED

Qu’est-ce que la GED ?

La GED ou Gestion Electronique des Documents désigne le processus de gestion des documents dans une organisation. Cela englobe l’acquisition des documents, leur indexation, le stockage d’informations ainsi que l’accès et la diffusion de ces derniers. C’est un moyen d’optimiser leur gestion et leur exploitation par des moyens électroniques.

Cette dématérialisation permet un meilleur management de l’ensemble de ces documents au format numérique et simplifie le quotidien. Ainsi, grâce à la GED, les collaborateurs peuvent se consacrer davantage à leurs tâches à valeur ajoutée tout en réduisant le risque d’oubli et d’erreur.

Le fonctionnement d’une GED en 5 étapes

• La première étape est la numérisation des documents, cette étape comprend le listing des différents documents afin d’avoir une vue globale. Les documents qui ne sont disponibles que sous format papier doivent être numérisés, les documents PDF rassemblés.

• Ensuite vient le temps du traitement des documents, le moment on l’on structure le tout. Cette étape est nécessaire pour classer et indexer les différents documents. On y détaillera donc le format du fichier (PDF, Word, etc.), sa date de création, ainsi que son auteur.

• Troisième étape : le stockage des données. Les structures n’étant pas à l’abri d’un incident technique, des copies de sauvegardes sont nécessaires dans le cas où un incendie ou une panne informatique serait à déplorer.

• La diffusion des documents sert à améliorer le quotidien des collaborateurs. La GED donne un accès rapide et facile à une information. Selon les droits attribués, les documents peuvent être modifiables ou seulement consultés. Votre outil de GED doit être adapté à vos besoins pour vraiment être efficace sur votre lieu de travail. Les besoins et spécificités de chacun doivent être pris en compte. Une bonne segmentation des documents ainsi qu’un filtre de recherche efficace sont des indispensables pour avoir une GED performante.

• La dernière étape est l’archivage. Il concerne les documents qui doivent être légalement conservés, mais sans intervention immédiate nécessaire.

Les avantages de la gestion électronique des documents

• Réduction des coûts

Le fait de tout digitaliser permet de ne plus avoir à recourir à l’encre et au papier. Réduisant ainsi le temps de traitement des documents et d’augmentant la productivité des collaborateurs. Ne perdez plus de temps avec la perte de documents !

• Optimisation de la communication interne

Chaque collaborateur a un accès spécifique aux informations qui lui sont utiles. Lorsqu’un document est mis à jour, la nouvelle version est instantanément disponible pour tous. Vos fichiers de la GED sont accessibles depuis tous vos appareils (smartphone, tablette et ordinateur). Ainsi vous pouvez y accéder où que vous soyez.

Stockez tous types de fichiers : conservez vos photos, vos enregistrements et vos vidéos. Ensuite, partager vos fichiers et dossiers en invitant des personnes. Elles peuvent afficher et télécharger vos fichiers et collaborer avec vous. Plus besoin d’envoyer de pièces jointes, de mails, etc.

• Sécurisation des informations

Plus de perte ou de détérioration des documents grâce à la GED. Lorsqu’un document n’est plus utile, archivez-le et ne conservez que les documents nécessaires à disposition.

• Valeur écologique

Chaque année en France, c’est plus de 2500 feuilles de papier en moyenne qui sont utilisées par employé. Recourir à la GED c’est faire le choix d’une entreprise plus verte, d’avoir une meilleure image de marque et surtout un impact plus léger sur l’environnement.

Avec la solution Qualineo, la gestion électronique des documents vous permettra de rendre facilement accessibles les différentes procédures métiers, des explications claires et concises disponibles en tout temps pour vos équipes.

Les documents RH, les playbooks (tutoriels) ou encore les plannings sont à disposition du personnel, accessibles depuis l’ordinateur ou leur smartphone. Ils y trouveront les comptes-rendus, le suivi de la vie de l’établissement, mais aussi des documents plus personnels comme des supports pré-conçus, des outils qu’ils peuvent personnaliser selon leurs préférences.

L'implémentation de la GED    

Toutefois, la GED n’est efficace que lorsqu’elle est utilisée par tous les membres d’un établissement. Il est par conséquent, nécessaire de faire comprendre à vos collaborateurs les bienfaits de son implémentation. Il est donc judicieux d’analyser la situation actuelle et de faire comprendre pourquoi cet outil va vite se révéler indispensable.

Identifiez les potentiels bloqueurs ou les freins à la mise en place de votre GED. Il peut s’agir de la peur d’un nouvel outil, d’une méconnaissance de la technologie, qu’il s’agisse de l’utilisation d’un smartphone ou d’une tablette. Dans ce cas, un temps d’adaptation et une formation préalable sont nécessaires. Veillez à bien faire comprendre l’intérêt de ce nouvel outil, gain de temps pour vos collaborateurs, suivi de leurs actions et remontée à la direction par exemple.

Dans une autre mesure, vous pouvez faire le lien entre GED et des plateformes populaires qui sont basées sur le même format, YouTube pour la vidéo et son système de recherche, Amazon Photos pour garder tous ses souvenirs en ligne voire Google Drive, qui permet de collaborer et de gérer des fichiers sur le cloud.