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Qualité

Les instances en Ehpad qui donnent la parole aux résidents et à leurs familles

Cet article est le premier d’une série de quatre articles sur les différents types d’instances en Ehpad. Dans cet article inaugural, découvrez les différents organes représentatifs impliquant les résidents et leurs familles. Véritables lieux d’échanges et de partages au sein de la structure, ces comités permettent aux personnes accompagnées et à leurs proches d’exprimer leurs souhaits, leurs désirs et leurs attentes.

Leur objectif : améliorer la qualité de l’accompagnement du résident au travers des soins, des services, de la restauration, de la vie sociale et du projet de vie personnalisé. 

Le Conseil de la Vie Sociale (CVS)

Défini par la loi du 2 mars 2002 à l'article L311-6 du code de l'action sociale et des familles, le Conseil de la Vie Sociale est une instance élue par les résidents et les familles. Cet organe démocratique est fondamental, car il favorise l’expression et la participation des résidents au fonctionnement de la structure et veille au respect de leur droit.

Composition
 

Le Conseil de la Vie Sociale est composé de :

Rôle, missions

Le CVS donne son avis et peut faire des propositions sur toutes questions portant sur le fonctionnement de l’établissement notamment sur :

  • L’élaboration ou la révision du règlement intérieur et du projet d’établissement
  • L’organisation intérieure et la vie quotidienne 
  • Les activités, l’animation socioculturelle, l’animation de la vie institutionnelle et les mesures prises pour favoriser les relations entre ces participants
  • Les projets de travaux et d’équipement
  • La nature et le prix services rendus
  • L’affectation des locaux collectifs et l’entretien 
  • Les relogements prévus en cas de travaux ou de fermeture
  • Les modifications substantielles touchant aux conditions de prise en charge

Attention, depuis la parution du nouveau décret du 25 avril 2022, le rôle du Conseil de Vie Sociale s’est élargi. À compter du 1er janvier 2023, le CVS aura la possibilité  :

  • d’être associé à l'élaboration ou la révision sur le volet portant sur la politique de prévention et de lutte contre la maltraitance 
  • d’être informé sur les résultats et les actions correctives à mettre en place en lien avec la procédure d’évaluation
  • d’être saisi sur les réclamations concernant des dysfonctionnements
  • d’examiner annuellement les résultats des enquêtes de satisfaction.

Fréquence des séances

Le Conseil de la Vie Sociale se réunit au minimum trois fois par an.

Durée du mandat

Les membres du CVS sont élus pour une durée d'un an au moins et de trois ans au plus, renouvelable.

Point de vigilance
Cette Instance est d’autant plus importante que dans le cadre de la méthode de l'audit système (nouveau référentiel HAS), les membres du CVS seront interrogés par les évaluateurs. Une grille d’entretien est d’ailleurs exclusivement réservés aux membres du CVS. Ainsi, le Conseil de la Vie Sociale est tenu d'être informé sur la politique de gestion des risques (bilan des évènements indésirables, etc.) et d’amélioration continue de la qualité.

La Commission animation 

Cette commission donne la parole aux résidents et leur permet d’échanger avec l’animateur ainsi que les différents acteurs de l’animation de la résidence. 

Composition 

La commission animation en Ehpad comprend :

  • L’animatrice coordinatrice
  • Des résidents volontaires
  • Les familles
  • Des intervenants extérieurs
  • Des bénévoles.
  • Membre du CVS

Rôle, missions

  • Élaboration du projet d’animation (sorties, venue d’intervenants extérieurs, rencontres inter établissements ou autres activités) 
  • Élaboration du planning d’animation prévisionnel et du calendrier des manifestations ponctuelles (carnaval, fête de Noël, etc.)
  • Évaluation des animations proposées sur la période passée (mesure des écarts entre les attentes des résidents, les objectifs fixés et les actions réalisées)
  • Présentation des nouveaux résidents et bénévoles.

Cette liste n’est pas exhaustive !

Fréquence des séances

La commission animation se réunit au moins deux à trois fois par an.

Point de vigilance
Un des critères du nouveau référentiel HAS s’attarde sur la participation de la personne accompagnée à la vie sociale et culturelle de l’établissement. Des documents preuves de l’information des personnes accompagnées seront ainsi demandés à la structure de l’information des personnes accompagnées. 

La Commission restauration et menus

À l’instar de la commission animation, la commission restauration a pour vocation de donner la parole aux résidents autour d’un thème important : les repas. Cette instance s’inscrit dans une démarche qualité autour du repas et du service. 

Composition 

La commission restauration réunit :

  • L’équipe de cuisine 
  • Les résidents et leurs familles
  • Le responsable de secteur.

Cette instance peut également être complétée par

  • Un cadre de santé 
  • Une diététicienne 
  • Médecin coordonnateur
  • Responsable d’hébergement ou gouvernant.

Rôle, missions

  • Analyse de la période écoulée pour améliorer la qualité des repas et du service
  • Recueil des attentes des résidents et de leur famille
  • Choix des repas à thème, des repas de fête
  • Communication transversale autour de la restauration 
  • Établir les cartes de remplacements. 

Fréquence des séances

La commission restauration se réunit au moins 4 fois par an.

Notre conseil
La restauration est souvent un point critique dans les établissements d’hébergement. Une astuce complémentaire est de réaliser une table mensuelle avec des résidents, des familles et la direction afin de proposer de nouveaux menus, et de créer un moment privilégié avec la direction de l’établissement. L’idéal est de réunir une table composée d'une dizaine de personnes maximum. 

La réunion des familles

Chaque année, la direction d’établissement organise la réunion des familles. 

Composition  

La rencontre annuelle réunit :

  • Les résidents et leurs familles
  • La direction
  • Le cadre de santé
  • Le médecin coordonnateur
  • Plus largement, les membres du CODIR.

Objectif

Les résidents et leurs proches peuvent faire part :

  • de leurs souhaits, leurs besoins et leurs attentes 
  • des éventuelles difficultés rencontrées lors de la prise en charge au sein de la structure.

Fréquence de la réunion

Cette réunion a lieu une fois par an.

Notre conseil
Pour avoir des retours bien plus réguliers des besoins et des attentes, vous pouvez organiser des instances plus informelles comme des “Réunions des familles mensuelles” autour d’un buffet ou d’un goûter. L’objectif est d’apporter de l’information aux résidents et familles sur la vie de la résidence. Cette proactivité permet souvent de désamorcer bien des situations. 

Autres conseils pour la conduite des instances résidents et des familles

Pour créer les conditions de réussite de toutes ces instances, il est important de veiller à

  1. Définir un Règlement intérieur pour la bonne tenue de la réunion
  2. Bien communiquer en amont afin de maximiser le taux de participation
  3. Élaborer un compte-rendu à l’issue de chaque réunion
  4. Diffuser ce compte-rendu et le rendre accessible à tous (classeur dédié à chaque instance).

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À propos de l'auteur

Gregory Cousyn

Grégory occupe le poste de Head of Customer Care & Quality chez Qualineo. Son parcours : ancien infirmier diplômé d’état ayant travaillé pour le Ministère des Armées, Grégory Cousyn intègre un établissement de santé où il occupait un poste de direction. Son expérience s’articule autour de l’optimisation des organisations pour développer les performances et l’activité d’un établissement, l’appui à la stratégie et la gestion de projets.

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