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Veille Réglementaire

Habilitation du personnel en imagerie médicale : Qui est concerné ? Quand ? Comment la mettre en œuvre ?

Applicable depuis le 1er juillet 2019, la décision 2019-DC-0660 de l’Autorité de Sureté Nucléaire (ASN) impose une exigence d’habilitation du professionnel à son poste de travail. Délivrée par le responsable de l’activité nucléaire, cette décision fixe les obligations d’assurance de la qualité de l’imagerie médicale mettant en œuvre des rayonnements ionisants. On vous dit tout dans cet article*.

Les professionnels concernés par la décision de l’ASN

La décision de l’ASN exige l’habilitation concernant les professionnels en médecine nucléaire à des fins diagnostiques, en radiologie dentaire et conventionnelle en scanographie et pour les pratiques interventionnelles radioguidées. 

Dès lors, les radiologues et les manipulateurs ne sont pas les seuls concernés. Tous les médecins manipulant les rayons X sont concernés par l’habilitation à savoir :

  • Les chirurgiens
  • Les cardiologues interventionnels
  • Les gastroentérologues interventionnels
  • les chirurgiens-dentistes.

Important

Dans une perspective de maîtrise des risques, l’habilitation peut être également étendue à :  

  • Toutes les catégories professionnelles d’imagerie 
  • Notamment les secrétaires des services et des cabinets d’imagerie.

Habiliter un professionnel : de quoi parle-t-on ?

L’Autorité de Sûreté Nucléaire définit l’habilitation comme suit, il s’agit de :

« La reconnaissance formalisée par le responsable de l’activité nucléaire de la maîtrise des tâches à réaliser par chaque professionnel concerné, en prenant en compte les exigences réglementaires (diplôme initial et formation continue) et l’expérience de ce professionnel.

L’habilitation d’un professionnel en imagerie médicale est obligatoire pour l’employeur. Elle consiste à démontrer la conformité des compétences du professionnel à assurer l’activité de son poste par la validation d’un savoir et d’un savoir-faire opérationnel.

À quel moment faut-il réaliser l’habilitation ?

Selon la décision de l’ASN, l’habilitation doit se faire dans les cas suivants : 

  • à l’arrivée d’un professionnel dans le site d’imagerie 
  • dans le cadre d’un changement de poste 
  • lors d’un changement de dispositif médical
  • après modification d’un appareil déjà installé.

Processus d’habilitation : comment qualifier son personnel ?

Pour chaque métier, il est nécessaire de définir des critères qualitatifs et quantitatifs d’habilitation tels que :

  • La formation initiale exigée
  • Les formations imposées par la réglementation
  • Les formations continues attendues (propres à chaque activité ou à chaque site d’imagerie) 
  • Le volume d’activité minimal par opérateur et catégorie d’actes
  • Les évaluations et les audits de pratique.

Fiche personnelle d’habilitation

Chaque professionnel reçoit ensuite une habilitation tracée sur une fiche personnelle d’habilitation pour réaliser les différentes catégories d’actes d’imagerie dans son domaine de compétences. 

Cartographie d’habilitation

Il est recommandé de réaliser une cartographie des habilitations par catégorie professionnelle (cela peut se formaliser par un tableau de bord de compétences qui précise qui fait quoi).

Quelles sont les preuves de conformité à apporter  ?

Il s’agit de réunir et d’archiver les éléments de preuve et de traçabilité qui vont permettre de démontrer la maîtrise des savoirs et des savoir-faire opérationnels.  Pour l’habilitation d’un professionnel, on peut identifier 4 catégories de documents à archiver :

Catégorie 1 : Les fiches-métier

Dans le cadre d’une démarche qualité, il est conseillé au préalable de rédiger des fiches de poste pour chaque fonction : les radiologues manipulateurs, les aides-manipulateurs (ACIM) en décrivant leurs missions.

Catégorie 2 : Les diplômes 

Les diplômes apportent la preuve de la formation initiale. Pensez à procéder à la vérification

  • des diplômes des médecins radiologues, titulaires et remplaçants
  • des diplômes et des numéros Adeli des manipulateurs.

Catégorie 3 : Les attestations de formation

Toutes les attestations de formation continue témoignent de la mise à niveau du professionnel et sont archivées dans les dossiers des salariés concernés. Ces formations peuvent concerner : un nouvel outil, une nouvelle technique, un nouveau dispositif médical, un nouveau logiciel, etc. ou leurs mises à jour. 

Catégorie 4 : Autres documents-preuves

Pour prouver la conformité des compétences du professionnel, d’autres documents peuvent être ajoutés tels que : 

  • l’évaluation de mise en situation, l’audit de respect des protocoles ou de contrôle qualité des actes réalisés
  • les tests de connaissance
  • les participations à des congrès, séminaires, aux journées d’information, aux comités de retour d’expérience (CREX) internes, etc. 

Comment faciliter la gestion des habilitations collaborateurs ? 

Gérer et suivre les habilitations de ses professionnels n’est pas aussi aisé que cela. La difficulté augmente dès lors que vos collaborateurs suivent des formations variées, sont évalués ou audités à des dates différentes. 

En cas d’investigation, il est essentiel d’être à jour sur les habilitations des collaborateurs et de conserver une trace de la délivrance d’habilitation. Vous devez également pouvoir présenter les preuves de conformité. Garder une traçabilité de documents variés peut s’avérer un véritable casse-tête. 

Qualineo vous permet de faciliter la gestion des habilitations de votre personnel. Les fonctionnalités intégrées à notre logiciel qualité constituent un accompagnement efficace pour respecter cette obligation

Les avantages de digitaliser vos habilitations

✔️ Vous générez des audits permettant de valider les habilitations de vos équipes

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✔️ Vous enclenchez et assurez le suivi de vos plans d’action

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*Source Labelix - Supplément au n°443 de la lettre du Médecin Radiologue de France - avril 2021.

À propos de l'auteur

Gregory Cousyn

Grégory occupe le poste de Head of Customer Care & Quality chez Qualineo. Son parcours : ancien infirmier diplômé d’état ayant travaillé pour le Ministère des Armées, Grégory Cousyn intègre un établissement de santé où il occupait un poste de direction. Son expérience s’articule autour de l’optimisation des organisations pour développer les performances et l’activité d’un établissement, l’appui à la stratégie et la gestion de projets.

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