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Transformation Digitale

GED documentaire qualité : 5 retours d’expérience en ESSMS !

Dans le contexte social et médico-social, la démarche d’amélioration continue de la qualité est plus que jamais au cœur des préoccupations. 

Afin de répondre aux exigences du nouveau dispositif d’évaluation, une des premières étapes pour structurer la démarche qualité en ESSMS est la mise en place d’une gestion électronique des documents (GED). À l’aune de 5 témoignages d’utilisateurs Qualineo, découvrez les arguments en faveur de la dématérialisation de votre base documentaire pour optimiser le pilotage de la démarche qualité.

1 - Organisation de la base documentaire

J’ai vite compris que structurer la base documentaire était le premier levier pour engager une démarche d'amélioration continue de la qualité. 

Un logiciel GED permet de dématérialiser et centraliser tous les documents en un seul endroit et d'agréger au fil de l’eau toutes les informations utiles. La solution proposée par Qualineo permet notamment l'adoption d’une organisation documentaire basée sur les processus (ou thématiques). Pour organiser le classement, vous pouvez créer autant de dossiers que nécessaire en les triant par type : procédures, protocoles, modes opératoires ou formulaire type. Exit la perte de temps liée à la problématique des documents ! Le moteur de recherche facilite l’identification et l’utilisation des documents.

2 - Fluidification des échanges d’information

Notre outil de gestion collaboratif a permis de fédérer les équipes autour de la démarche qualité. 

 Au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe et d’une connexion internet, votre solution digitale GED QUALINEO est disponible où que vous soyez. Vous avez la possibilité d’offrir à vos collaborateurs un accès personnalisé aux informations. Comme tout reste en ligne et accessible, vos collaborateurs autorisés peuvent consulter les informations qui leur sont utiles partout, et à tout moment sur n’importe quel support (téléphone, tablette). C’est aussi l'assurance d'un document mis à jour et transmis à tous les professionnels de votre structure de façon simultanée. 

3 - Fiabilité de l’information 

La GED a été pour nous essentielle pour fiabiliser nos process.

 Pour la mise en conformité de la démarche qualité, le processus de validation d’un document est une étape importante et même essentielle. Votre GED permet de partager un document, de digitaliser l'émargement par les personnes concernées, d’obtenir l’approbation d’un ou plusieurs référents au moyen d’un workflow de validation. 

4 - Traçabilité des documents

L’outil de gestion nous permet de suivre un document puis de l’archiver en disposant de traces pour prouver son intégrité.

Un processus permet de suivre pas à pas le parcours de chaque document. Lorsque le cycle de vie du document terminé, il est possible de l'archiver ou de le mettre à jour sous une nouvelle version, afin de pouvoir le protéger des modifications tout en gardant un accès simple et rapide au document initial. 

5 -  Centralisation des actions qualité

La GED associée aux autres modules sont un atout pour la visite d’évaluation.

Bien orchestrée, la Gestion Électronique des Documents offre de nombreux avantages aux établissements ou services qui choisissent de la mettre en place. Complétée d’autres fonctionnalités comme la gestion des incidents, les plans d’action qualité, les audits, les enquêtes de satisfaction, tel que les propose l’outil Qualineo, la GED s’avère être un outil central pour piloter la démarche qualité au regard des nouvelles exigences de la HAS.    

Vous êtes intéressé (e) par la mise en place d’une GED au sein de votre structure ? Contactez-nous pour une démo !

À propos de l'auteur

Mickael MOISSONNIER

Suite à une belle expérience dans le numérique notamment en tant que IT manager chez Pet Foods International et en tant que Technical Product Owner chez e.Voyageurs SNCF, Mickaël a intégré le poste de Product Owner chez Qualineo.

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