Retour au blog
evaluation-essms-webinar-has
Qualité

Évaluation des ESSMS : quoi de neuf dans le dernier webinaire dédié aux Autorités ?

Jeudi 8 septembre 2022, la Haute Autorité de Santé était en direct pour un tout dernier webinaire de présentation du dispositif d’évaluation des ESSMS. Faisant suite aux deux webinaires de mai (l’un dédié aux ESSMS, l’autre aux Organismes évaluateurs), cette dernière conférence en ligne était dédiée aux Autorités de contrôle et de tarification

Vous avez manqué le direct ? Vous avez peu de temps pour visionner le replay ? Voici notre compte-rendu complet sur les nouvelles informations apportées aux Autorités ainsi qu’un point complet sur les informations importantes à retenir sur la procédure d’évaluation. Cet article est ponctué de “Bon à savoir”vous apportant des précisions issues de la séance de questions / réponses.

Informations apportées aux Autorités de tarification et de contrôle

La Haute Autorité de santé a souligné aux Autorités publiques les enjeux que constituait le nouveau dispositif d’évaluation en tant qu’aide à la décision pour le renouvellement des autorisations. Il doit également permettre en outre :

  • d’alimenter le dialogue avec les structures (au regard du résultat de l’évaluation)
  • à la personne accompagnée d’être actrice de son parcours
  • de renforcer la dynamique qualité dans les ESSMS.

À propos du rythme et du calendrier d’évaluation 

Le rythme et le calendrier ont été fixés par le décret du 26/04/2022 (Rythme d’évaluation quinquennal et programmation pluriannuelle arrêtée par les Autorités de tarification et de contrôle). 

L’objectif est de lisser l’activité d’évaluation sur les cinq années pour mettre fin à l’ancien système qui conduisait  80 % des structures à réaliser leur évaluation la même année et à transmettre leur rapport d’évaluation la même année (rendant difficile leur exploitation).

Il a été rappelé et annoncé aux Autorités publiques que : 

  • Le décret donne jusqu’au 1er octobre 2022 pour publier ces arrêtés et permettre aux structures de connaitre la période à laquelle elles devront réaliser leurs évaluations.
  • Pour les structures à autorisation entre le 01/01/2008 et le 31/12/2009, les évaluations doivent être programmées entre le 1er janvier 2023 et le 30 juin 2023 (information par arrêté).
  • Pour tous les autres établissements ou services, les évaluations devront être programmées entre le 1er juillet 2023  et le 31 décembre 2027.
  • La Direction Générale de la Cohésion sociale (DGCS) prévoit de fournir aux autorités publiques un modèle d’arrêté et de diffuser une FAQ dans les mêmes délais.

🚨 ATTENTION ! Le calendrier prend en compte l’échéance de transmission du rapport d’évaluation et non pas la date de la visite ! Exemple : si la programmation de l’évaluation est fixée au 1ᵉ trimestre 2024, la transmission du rapport d’évaluation doit être effectuée au plus tard le 31 mars 2024.

Informations importantes à retenir sur la procédure d’évaluation 

Il a été rappelé aux Autorités que l’autoévaluation des ESSMS n’était plus obligatoire et constituait une démarche volontaire (vivement encouragée par la Haute Autorité de Santé !). Pour souligner toute son importance, Qualineo a consacré un article complet au sujet : Auto-évaluation des ESSMS : nos conseils et bonnes pratiques !

À propos des organismes évaluateurs 

Pour redonner un peu de contexte, lors de son rapport en 2017, l’IGAS (Inspection générale des affaires sociales) avait pointé des faiblesses sur l’accréditation des organismes évaluateurs. Ces faiblesses portaient à la fois sur un plan de l’indépendance et de la compétence des organismes. De fait, l’IGAS avait recommandé qu’une sélection plus stricte soit réalisée au regard du système d’accréditation des organismes.

Le choix a été officialisé par le décret du 28 avril 2022 :

  • sur la base d’une accréditation réalisée par le COFRAC fixée par la norme 17020 
  • sur la base d’un cahier des charges élaboré par la HAS sur le même modèle que la norme d’accréditation (EN ISO/IEC 17020) et qui porte des exigences spécifiques complémentaires.

Précisions sur les exigences du cahier des charges de la HAS

Ces nouvelles exigences visent à garantir :

  • L’indépendance des organismes
  • La professionnalisation et la montée en compétences des organismes et de leurs intervenants.

Le cahier des charges fixe également :

  • Le niveau d’activité des organismes à 4 visites par an sur un cycle de 5 ans
  • L’obligation pour les organismes d’utiliser les outils et méthodes de la HAS et le rapport d’évaluation dans leurs missions 
  • Le contrôle renforcé de l’activité des organismes par le COFRAC (sur site) et également par la HAS
  • L’obligation pour ces organismes d’informer la HAS en cas de changement de statut (suspension ou retrait d’accréditation).

Une attestation d’accréditation est valable 4 ans la première fois et 5 ans les fois suivantes.

Bon à savoir

Si une structure recherche un organisme pour son évaluation, il faut toujours aller se référer à la dernière liste publiée par la HAS (sur Synaé et sur le site internet de la HAS). À ce jour, plusieurs organismes évaluateurs ont reçu leur courrier de recevabilité de la part du COFRAC. Cette liste est amenée à évoluer et à s’enrichir. 

La visite d’évaluation des ESSMS

Une fois que ce calendrier est connu, la structure va pouvoir organiser la visite d’évaluation et la planifier avec l’organisme retenu. 

Les 6 grandes étapes à prévoir

Il a été rappelé que le planning détaillé du déroulé de la visite d’évaluation, tant dans les séquences et de la durée, doit être défini conjointement par l’organisme et la  structure.

  • Réunion d’ouverture
  • Visite de la structure 
  • Évaluation de la structure : organisation des différentes séquences d’évaluation pour pouvoir aborder l’ensemble des chapitres et des thématiques du nouveau référentiel d’évaluation. Télécharger le livre blanc sur le nouveau référentiel  
  • Synthèse entre intervenants
  • Débriefing avec la gouvernance
  • Bilan de fin de visite qui peut se réaliser auprès des personnes qui ont participé aux entretiens (cela reste au choix de la structure).

Bon à savoir

Rappel de quelques impératifs d’une évaluation :  

  • L’évaluation doit comporter 2 évaluateurs a minima
  • 3 accompagnés traceurs doivent être réalisés a minima

La durée de la visite doit permettre de passer en revue l’ensemble des critères à évaluer. Ce temps doit être déterminé dans le contrat entre l’ESSMS et l’organisme.

Exemple pour une petite structure mono site : deux jours sont nécessaires pendant l’évaluation.

Focus sur les critères impératifs nécessitant un plan d’actions priorisé

Pour rappel, ces critères impératifs sont au nombre de 18 et ils doivent être totalement satisfaits (sur une cotation 4/4). 

Si une structure ne satisfaisait pas totalement ces critères 

Il y aurait durant la visite la nécessité pour l’organisme évaluateur de produire un formulaire dédié. Ce formulaire permet d’aller un peu plus loin sur les critères considérés. L’objectif est de mener des investigations complémentaires pour donner un maximum d’informations dans le rapport d’évaluation sur les éléments qui n’ont pas permis la cotation à quatre des critères considérés. 

Lorsque la structure a reçu son rapport d’évaluation

Après la visite et réception de son rapport d’évaluation, la structure devra 

  1. Élaborer un plan d’actions et prioriser les critères 
  2. L’adresser à l’autorité compétente en lien avec le rapport 
  3. Présenter le plan d’actions prioritaire pour améliorer la situation. 

Les autorités compétentes pourront : 

  • Procéder à des investigations complémentaires 
  • Demander des ajustements des plans d’action pour permettre une avancée plus rapide.

La structuration du rapport de visite

C’est un véritable outil de dialogue entre la structure et les autorités et elle comporte six grandes parties.

  1. Présentation de l’établissement ou le service évalué, à savoir : sa raison sociale, le nom du dirigeant, numéro FINESS, la date d’évaluation et le nom de l’organisme évaluateur
  2. Présentation des différents critères et objectifs du référentiel devant être investigués dans le cadre de l’évaluation
  3. Focus sur les critères impératifs
  4. Synthèse par chapitre des différentes thématiques du référentiel d’évaluation (avec une représentation graphique du niveau d’atteinte dans chacune des thématiques ; un rappel des axes de progrès et des points forts de la structure identifiés par les évaluateurs)
  5. Niveau global atteint par l’ESSMS (avec une représentation graphique chapitre par chapitre du niveau de qualité).
  6. À l'issue de la visite d’évaluation, l’évaluateur a un mois pour envoyer son rapport. La structure dispose d’un mois encore durant laquelle elle peut émettre des observations au regard des éléments constatés par les évaluateurs.

Transmission, diffusion et publication du rapport de visite 

Le rapport de visite doit faire l’objet d’une transmission aux autorités compétentes par la structure à la fois pour le renouvellement de l’autorisation et entretenir le dialogue de gestion. 

NOUVEAUTÉ : la transmission du rapport de visite à la HAS

Cette transmission a pour objectif : 

  • de pouvoir contrôler le travail des évaluateurs (s’assurer qu’ils ont bien le compris le référentiel et les méthodes) 
  • d’avoir une analyse globale sur le niveau de qualité atteint par les ESSMS
  • de repérer certains critères, objectifs qui pourraient poser problème à tout ou partie du secteur (pour des recommandations futures et/ou outils méthodologiques complémentaires).  

Ces données seront également exploitées par la Haute Autorité de Santé, lorsqu’il s’agira notamment de réviser le référentiel.

La diffusion du rapport de visite par les ESSMS

Pour permettre aux différentes instances de comprendre les actions en faveur de l’amélioration de la qualité, l’enjeu est de diffuser le rapport en interne auprès :

La publication des résultats

Comme annoncé ultérieurement, il est prévu en effet que les résultats du rapport d’évaluation fassent l’objet d’une publication. Les modalités de publication ne sont à ce jour pas encore définies et le seront par décret (chantier en cours).

Le rapport d’activité annuel pour assurer le suivi

Une fois le rapport d’évaluation envoyé, le plan d’actions défini (et éventuellement le plan d’actions relatif aux critères impératifs transmis aux autorités), il faut mettre en place ses actions et suivre son plan d’actions (article D312-203 du CASF).

Le support idéal pour le suivi (et ainsi pouvoir valoriser les actions qui ont été engagées dans le cadre de la démarche d'amélioration continue de la qualité), reste le rapport d’activité annuel. Comme son nom l’indique, le rapport doit faire l’objet d’un envoi annuel à votre (vos) autorité(s) de tarification et de contrôle.

Cet article vous a plu ? Partagez-le sur les réseaux ! Pour rester toujours informé (e) des dernières actualités médico-sociales et sanitaires, inscrivez-vous à la newsletter Qualineo

À propos de l'auteur

Gregory Cousyn

Diplômé infirmier d’état au ministère des armées, Gregory Cousyn intègre pendant 6 ans un établissement privé de soin où il occupe un poste de direction. Son expérience s’articule autour de l’optimisation des organisations pour développer les performances et l’activité d’une entreprise, l’appui à la stratégie et la gestion de projets.

La lecture vous a plu ?

Dans la même catégorie

3 minutes

Comment obtenir un financement d’action de formation dans le secteur social et médico-social ?

Étape par étape, découvrez la procédure de prise en charge simplifiée de vos actions en formation !
Comment obtenir un financement d’action de formation dans le secteur social et médico-social ?
Gregory Cousyn
8 minutes

Documentation qualité : comment la mettre en place et bien la gérer ?

Découvrez comment mettre en place une gestion documentaire qualité efficace et efficiente pour votre structure.
Documentation qualité : comment la mettre en place et bien la gérer ?
Ophélie Manin
3 minutes

7 avantages-clés à mettre en place une approche processus dans votre structure

La démarche processus et ses bénéfices pour les structures du secteur de la santé.
7 avantages-clés à mettre en place une approche processus dans votre structure
Ophélie Manin
Qualineo logo dark

Suivez l’actualité sanitaire et médico-sociale avec Qualineo

Pas le temps de suivre l’actualité sanitaire et médico-sociale ?
Nous faisons notre veille pour vous. Démarche qualité, réglementation, bonnes pratiques, inspirations, conseils, etc.
Recevez notre newsletter mensuelle directement dans votre boîte mail.

Merci pour votre inscription. Vous recevrez notre prochaine newsletter.
Une erreur est survenue, veuillez réessayer.
Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
Promis, nous ne revendons pas votre adresse e-mail.