Retour au blog
auto-evaluation-essms
Qualité

Auto-évaluation des ESSMS : nos conseils et bonnes pratiques !

Depuis mai 2022, la plateforme Synaé  (nom donné au portail sécurisé et créé par la HAS), permet la réalisation des auto-évaluations et évaluations de la qualité des ESSMS. 

Ouverte en priorité en mai aux ESSMS afin de permettre aux structures de s'auto-évaluer sur la base du nouveau référentiel, Synaé sera également accessible courant juin aux organismes évaluateurs. Dans cet article, on vous livre notre retour d’expérience de la plateforme et nos meilleurs conseils pour bien conduire l’auto-diagnostic de votre structure.

On a testé l'inscription à la plateforme Synaé

Incontournable pour l’enregistrement des données de l’auto-évaluation, la plateforme Synaé semble assez simple d’utilisation et facile à prendre en main.

Petit point de vigilance avant la création de votre compte sur la plateforme : pensez à désigner un référent au sein de votre ESSMS. Il est important de bien respecter cette consigne, car la première connexion donne systématiquement accès au rôle de référent. Une fois ce statut désigné, il est possible ensuite, de créer des comptes pour les collaborateurs.

Ce que permet la plateforme 

Le portail de la HAS permet de :

  • créer une auto-évaluation, 
  • remplir et clôturer les grilles d’évaluation
  • clôturer une auto-évaluation 
  • consulter une auto-évaluation terminée
  • voir les résultats.

Le référent ESSMS peut ensuite consulter les auto-évaluations clôturées depuis sa page d’accueil. La consultation d’une auto-évaluation clôturée donne accès : 

  • aux grilles d’évaluation complétées
  • aux commentaires par type de critères
  • au tableau de synthèse des cotations.

Des grilles d’évaluation adaptées à votre situation

L’auto-évaluation est réalisée au regard des missions et du cadre d’intervention de votre structure ainsi que du public accompagné. Ainsi, la plateforme Synaé génère les grilles d’évaluation selon la catégorie d’ESSMS à laquelle vous appartenez grâce au numéro de FINESS. Pour chacune des grilles d’évaluation, une réponse est attendue pour chaque élément d’évaluation, selon le principe de cotation défini par la HAS.   

3 méthodes d’évaluation pour 3 regards croisés

Le référentiel est structuré en 3 chapitres. À chacun des chapitres est associée une méthode d’évaluation. Chacune des 3 méthodes d’évaluation se traduit par différents moyens d’évaluation que sont :

  • les entretiens avec les professionnels, les personnes accompagnées ou encore les membres du CVS
  • les observations
  • la consultation documentaire.

Chapitre 1 : méthode de l’accompagné traceur centré sur l’accompagnement de la personne  

Chaque grille affiche les cibles d’entretiens avec lesquels vous allez vous entretenir. Pour le chapitre 1, il existe deux types de grilles d’évaluation : 

  • la grille d’entretien avec la personne accompagnée. Les critères commencent par « La personne ». 
  • la grille d’entretien avec les professionnels de terrain. Les critères débutent par « Les professionnels ». 

Chapitre 2 : méthode du traceur ciblé centré sur les professionnels 

Pour le chapitre 2, on trouve deux types de grilles d’évaluation 

  • la grille d’entretien avec les professionnels. Les critères débutent par « Les professionnels ».  
  • la grille d’entretien avec la gouvernance. Les critères débutent par « l’ESSMS ». 

Chapitre 3 : méthode de l’audit système est centrée sur l’ESSMS

Concernant ce dernier chapitre, on trouve les types de grilles d’évaluation suivantes :

  • la grille d’entretien avec la gouvernance. Les critères débutent par « l’ESSMS ». 
  • la grille d’entretien avec les professionnels de terrain. Les critères débutent par « Les professionnels ».

Le nombre d'auto-évaluations est-il limité ?

Non, chaque ESSMS peut réaliser autant d’auto-évaluation qu'il le souhaite. En revanche, il est impossible de réaliser plusieurs auto-évaluations en même temps. Pour pouvoir commencer une nouvelle auto-évaluation, il est nécessaire de clôturer la précédente ou, le cas échéant, la supprimer.

On vous donne 5 bonnes raisons d'auto-évaluer votre structure  

Tel que précisé dans le nouveau référentiel publié par la HAS, l'auto-évaluation est bien une démarche facultative, mais elle est vivement conseillée pour au moins 5 bonnes raisons.

Raison n°1 : impulser une démarche collective  

L’auto-évaluation est une démarche partagée et participative permettant d’impliquer l’ensemble des professionnels. L’objectif est de croiser les regards avec les personnes accompagnées / usagers et leurs représentants ainsi que la gouvernance.

Raison n°2 : engager une dynamique qualité

Lauto-diagnostic de votre structure permet de maintenir une dynamique d’amélioration continue de la qualité. À l’issue de ce diagnostic certains axes d’amélioration ou de progrès sont identifiés. Ainsi la démarche qualité fait l’objet d’un suivi régulier et d’une communication aux professionnels et à la gouvernance. 

Raison n° 3 : se préparer à la visite d’évaluation

Autoévaluer votre établissement permet de mesurer la qualité des prestations de votre structure, d’identifier les écarts entre son niveau actuel et les exigences attendues et, de fait, d'anticiper la visite d’évaluation. L'identification de ces écarts permet à la direction d'établissement ou au référent qualité de définir des actions d'améliorations et de piloter son établissement par le biais du management par la qualité.

Raison n° 4 : proposer un projet d’établissement

Les auto-évaluations peuvent également être inscrites au sein du projet d'établissement afin de rassurer les usagers, bénéficiaires, résidents et les professionnels sur la dynamique qualité entreprise par l'ESSMS. 

Raison n° 5 : s’inscrire dans la stratégie et la politique d'amélioration continue des ESSMS

Pour rappel dans le nouveau référentiel :

  • L’objectif  3.10 : - L'ESSMS définit et déploie sa démarche d'amélioration continue de la qualité et gestion des risques
  • et le critère  3.10.2 : - L'ESSMS met en oeuvre sa démarche qualité et gestion des risques 

confirme que l'ESSMS doit présenter aux évaluateurs tous documents permettant de comprendre le pilotage de la démarche d'amélioration continue de son établissement mais aussi des résultats des évaluations de la démarche et de l'atteinte de ces objectifs. Pour toutes ces raisons, l'auto-évaluation est par conséquent une réelle plus value pour l'établissement.

On vous donne notre meilleur conseil pour réussir l’auto-évaluation en ESSMS

Le portail HAS permet de mesurer la qualité de vos prestations, mais l’application ne permet pas de manager la démarche qualité au quotidien. 

Comme vous le savez, le suivi de la qualité se nourrit de l’opérationnel. Elle se construit chaque jour sur le terrain grâce à la mise en place de différents outils tels que les enquêtes de satisfaction, le plan d’actions qualité, ou encore la gestion des incidents. Complet et facile d’accès, notre logiciel qualité Qualineo permet de procéder au pilotage de votre plan d’amélioration de la qualité dans sa globalité et de le déployer en équipe. Contactez-nous pour une démo

À propos de l'auteur

Gregory Cousyn

Grégory occupe le poste de Head of Customer Care & Quality chez Qualineo. Son parcours : ancien infirmier diplômé d’état ayant travaillé pour le Ministère des Armées, Grégory Cousyn intègre un établissement de santé où il occupait un poste de direction. Son expérience s’articule autour de l’optimisation des organisations pour développer les performances et l’activité d’un établissement, l’appui à la stratégie et la gestion de projets.

La lecture vous a plu ?

Dans la même catégorie

7 minutes

Ehpad : comment construire son projet d’animation et de vie sociale ?

Découvrez comment construire un projet d’animation respectueux des besoins, des goûts et des capacités de vos résident-e-s.
Ehpad : comment construire son projet d’animation et de vie sociale ?
Gregory Cousyn
6 minutes

Les instances en Ehpad qui donnent la parole aux résidents et à leurs familles

Découvrez les instances en Ehpad représentatives des résidents et de leurs familles. D’autres articles suivront sur les différents comités !
Les instances en Ehpad qui donnent la parole aux résidents et à leurs familles
Gregory Cousyn
1 minute

Semaine de la sécurité des patients : une édition 2022 sur le thème des EIAS

Cette année la nouvelle édition de la SSP a pour thème “les événements indésirables associés aux soins : les déclarer, les gérer pour progresser”.
Semaine de la sécurité des patients : une édition 2022 sur le thème des EIAS
Ophélie Manin
Qualineo logo dark

Suivez l’actualité sanitaire et médico-sociale avec Qualineo

Pas le temps de suivre l’actualité sanitaire et médico-sociale ?
Nous faisons notre veille pour vous. Démarche qualité, réglementation, bonnes pratiques, inspirations, conseils, etc.
Recevez notre newsletter mensuelle directement dans votre boîte mail.

Merci pour votre inscription. Vous recevrez notre prochaine newsletter.
Une erreur est survenue, veuillez réessayer.
Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
Promis, nous ne revendons pas votre adresse e-mail.